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Nuove prospettive nel Software HR
Il cloud computing si sta sempre più caratterizzando come motore dell’innovazione, in quanto le aziende fornitrici di software colgono l’opportunità per proporre value proposition radicalmente diverse, ridisegnando i prodotti e sviluppando nuovi segmenti di mercato.
Anche nel settore della gestione delle risorse umane si registra un numero crescente di nuove soluzioni software, alcune delle quali sono in grado di rivoluzionare il modo in cui il responsabile HR gestisce il personale, comunica e interagisce con i dipendenti.
Il software si trasforma così da uno strumento di lavoro specifico per gli addetti alle risorse umane ad una risorsa a cui tutti i dipendenti possono accedere on line, ciascuno con il proprio ruolo, per gestire autonomamente dati e procedure che li riguardano.
I vantaggi di questo approccio, detto anche “employee self service”, si manifestano nell’automazione di compiti ripetitivi e nella velocizzazione dei processi, favorendo una più ampia condivisione delle informazioni e un alleggerimento della gestione dei dati a carico di HR.
Con questi sistemi la gestione del personale può essere semplificata, consentendo ad esempio ai dipendenti di inoltrare on line richieste di ferie e permessi, trasferte, note spese e in alcuni sistemi anche di rendicontare le ore lavorate sulle commesse o di aggiornare il proprio profilo di competenze.
Alcuni prodotti consentono inoltre di automatizzare il controllo delle presenze e dell’orario di lavoro tenendo conto dei diversi contratti e profili lavorativi dei dipendenti e acquisendo i dati di timbratura dai terminali di rilevazione presenze o da app specifiche su smartphone.
I responsabili possono a loro volta autorizzare le richieste, monitorare la produttività e le presenze dei propri dipendenti, assegnare le attività, ricercare risorse con determinati insiemi di competenze.
Infine HR può controllare in modo efficiente dati e processi, gestire la formazione e sviluppo, produrre con estrema facilità grafici da inserire in presentazioni, estrarre i dati variabili per il Payroll.
Questo approccio integrato è tipico di un ERP aziendale, specializzato però sull’area Human Resources e con in più la gradevolezza delle moderne interfacce web.
Nelle aziende che non si sono ancora informatizzate gli addetti alle Risorse Umane HR sono costretti a svolgere molto lavoro manuale di controllo su presenze, modulistica e archivi cartacei e nel migliore dei casi hanno a disposizione strumenti non interoperabili, come pacchetti software e fogli excel con basi di dati non integrate.
Ciò comporta un pesante lavoro di input ed elaborazione manuale dei dati per poter passare da uno strumento all’altro.
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I software di nuova generazione superano brillantemente questi problemi in quanto l’utente, utilizzando un’unica piattaforma e base di dati, ha immediatamente accesso a tutte le informazioni e processi del personale in modo assolutamente integrato.
Oltre al considerevole risparmio di tempo, la possibilità di errori viene notevolmente ridotta e l’aggiornamento dei dati è parecchio facilitato. Inoltre la possibilità di produrre reports e grafici in modo semplice ed estremamente efficace, scegliendo tra i numerosi tipi di reports disponibili, rende assai più agevole monitorare i dati importanti evidenziando subito eventuali problemi.
Un aspetto da non trascurare è l’integrabilità con il software paghe. La possibilità di esportare i dati delle presenze verso quest’ultimo è una caratteristica molto importante che evita il dispendio di tempo e gli errori connessi ad un trasferimento manuale dei dati.
Un altro requisito da tener presente è l’utilizzo di interfacce web “responsive” che è fondamentale per consentire una navigazione agevole ed efficace anche su schermi di ridotte dimensioni.
Per concludere alcune considerazioni economiche di natura generale.
I prodotti in cloud non vengono di solito venduti ma noleggiati, ovvero si acquisisce un diritto ad utilizzarli pagando un canone mensile.
Ciò comporta notevoli vantaggi per l’acquirente che non deve sostenere il costo di acquisto della licenza software e dei futuri aggiornamenti. Inoltre il cliente non deve sostenere neppure i costi dell’ hardware né del man-power necessario ad installare e manutenere il sistema, in quanto ciò fa parte del servizio offerto, al pari dell’assistenza tecnica.
Questa formula ha un nome: SaaS, ovvero Software As A Service (software come servizio).
Per comprendere la convenienza economica di adottare una soluzione SaaS in cloud possiamo fare un esempio pratico.
Supponiamo che un cliente abbia 100 dipendenti. Il costo di una soluzione SaaS per la gestione del personale con questo numero di utenti può aggirarsi su alcune centinaia di euro al mese a seconda del prodotto scelto e della quantità di funzionalità acquistate. Ipotizziamo, senza nessuna pretesa di generalità, un costo di 500 euro al mese, ovvero 6000 euro l’anno tutto incluso.
Valutiamo adesso i risparmi che il cliente può ottenere adottando una soluzione di questo tipo.
Oltre i risparmi derivanti dall’adozione di una soluzione cloud rispetto a sistemi installati su piattaforme hardware e software del cliente, che vanno valutati di caso in caso, si aggiungono quelli, assolutamente determinanti, relativi al tempo risparmiato in azienda facendo svolgere al sistema operazioni che prima venivano effettuate manualmente, liberando quindi risorse che possono essere impiegate in compiti più produttivi ed a più elevato valore aggiunto.
Per quantificare questo secondo fattore occorre necessariamente far riferimento a casi concreti di utilizzo.
Un’azienda di un centinaio di dipendenti che abbiamo avuto modo di seguire ha utilizzato un sistema “employee self service” del tipo fin qui descritto per un periodo di oltre 3 anni ottenendo un risparmio di ore dedicate alla gestione dei dati e processi del personale quantificabile in circa 55.000 euro all’anno.
E’ solo un esempio ma dà comunque l’idea delle potenzialità in termini di aumento di efficienza e riduzione di costi che sistemi di questo tipo possono consentire.
Possiamo quindi concludere che il costo annuale di utilizzo di questi sistemi di nuova generazione per la gestione del personale può essere ampiamente compensato dai risparmi che può apportare all’azienda sia in termini di ore di lavoro risparmiate per l’amministrazione del personale sia in termini di minori costi per hardware/software e attività sistemistiche.
Non vanno infine trascurati i benefici in termini di maggior controllo e miglioramento complessivo di qualità nella gestione del personale che si possono conseguire.
Business Web Apps
Software HR
Business Web Apps è un’azienda italiana con sedi a Londra e Torino che fornisce un software di nuova generazione in cloud denominato HR-Assistant.
HR-Assistant semplifica la gestione del personale consentendo di svolgere in modo più efficiente tutte le attività da un’unica piattaforma.
Anagrafiche del personale, gestione documentale, presenze, gestione ferie e assenze, trasferte e note spese, rendicontazione delle ore lavorate, formazione e sviluppo, straordinari, reperibilità, export di dati per il Payroll sono le principali funzionalità del prodotto.
Tutti i dipendenti dell’azienda interagiscono con il sistema, ciascuno secondo il proprio ruolo, svolgendo i propri compiti e procedure, contribuendo così all’aggiornamento delle informazioni e all’avanzamento dei processi.Il software HR-Assistant è stato utilizzato in produzione dal 2012 da centinaia di utenti caratterizzandosi per i risultati conseguiti nell’aumento dell’efficienza e della qualità dei processi HR.
