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Pandemia e innovazione dei processi HR: l’onboarding diventa digitale

La gamification sta ottenendo un successo sempre più evidente nella sua applicazione all’ambito delle risorse umane, soprattutto nel processo di selezione. Qual è il suo ruolo, invece, nel caso dell’onboarding?

Uno degli aspetti positivi dell’uso degli strumenti di gamification è sicuramente quello di poter completare le informazioni che un recruiter può acquisire dal curriculum di un candidato, raccogliendo prove concrete circa le qualità indicate, dalla capacità di adattamento e di pianificazione e/o attuazione delle strategie di azione all’utilizzo del pensiero laterale per risolvere eventuali problemi. Per questa ragione, molte aziende hanno già fatto ricorso a tecniche di engagement e gamification nei propri processi di recruitment, performance management e talent acquisition.

Anche l’onboarding sembra offrire la collocazione ideale per la gamification, dato che è possibile individuare una corrispondenza tra i 4 fattori necessari per strutturare i processi di onboarding e gli elementi tipici dei processi di gamification:

Riconoscimento del lavoro svolto da parte del dipendente, in linea con l’assegnazione di badge;
Incentivi da assegnare per portare a termine gli incarichi ricevuti, affini all’assegnazione di punteggi in base alle azioni svolte e alla gestione di leaderboard e classifiche;
Obiettivi precisi da poter raggiungere, mediante l’assegnazione di task da eseguire in base al ruolo ricoperto, anch’essi ben presenti nei processi di gamification;
Supporto interpersonale, che prevede la formazione di squadre e team che possano lavorare insieme.

Al di là dell’impiego o meno della gamification, l’esigenza di pianificare e mettere in atto un efficace processo di onboarding è chiara se si considera che, secondo ricerche di settore, il 22% dei lavoratori lascia il suo nuovo lavoro durante i primi 45 giorni. L’utilizzo della gamification nella fase di onboarding tende, da un lato, a “svecchiare” il processo in sé e, dall’altro, a veicolare alle giovani generazioni un’immagine dell’azienda che sia in linea con l’evoluzione del mercato e che ponga un forte valore al concetto di employer branding, fondamentale se si tiene conto che sono sempre più i talenti a scegliere l’azienda e non viceversa. Così facendo, l’onboarding viene reso più coinvolgente ed efficace, consentendo alla risorsa di raggiungere in tempi più brevi le condizioni che le permettono di far emergere il proprio potenziale. Al contrario, non sentirsi propriamente inclusi nel nuovo contesto lavorativo e non avere chiaro il ruolo da svolgere e le varie mansioni che questo richiede, può indurre il neoassunto ad abbandonare il contesto che non sente proprio. Ciò comporterebbe un aumento del tasso di turnover dannoso per l’azienda, considerato l’investimento che viene fatto sui nuovi assunti in termini di tempo e di risorse per la loro selezione e formazione.

Nel lavoro da remoto la distanza fisica rende il processo di onboarding digitale o virtuale ancora più sfidante, dato che, a differenza dell’onboarding tradizionale, che si svolge normalmente di persona in ufficio, quello virtuale avviene mediante un software per videoconferenze e strumenti di collaborazione per i team. Per pianificare un onboarding digitale di successo, quindi, diventa fondamentale assicurarsi che quest’ultimo includa:

La presentazione del nuovo membro ai suoi colleghi, rafforzando la conoscenza della propria posizione e di quella altrui, così da facilitare la comprensione dell’organigramma aziendale;
Un riepilogo di tutti i sistemi interni necessari per il lavoro, dalle regole di natura legale a quelle relative alla sicurezza;
La revisione del vademecum dell’azienda;
La presentazione della cultura aziendale, la sua missione e i valori fondanti.

Fiducia nel contesto di riferimento e dei nuovi colleghi, profonda conoscenza del ruolo da svolgere e consapevolezza circa i valori cardini dell’azienda sono tutti elementi che questo processo deve poter generare nella nuova risorsa. Ciò accade perché i collaboratori che avviano la nuova esperienza lavorativa da remoto non hanno la stessa immediatezza che offre il contesto in presenza nel richiedere supporto a un collega o nell’essere coinvolti in eventi di lavoro che li aiutino a sentirsi parte viva dell’azienda.

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Tra gli strumenti digitali che consentono di rendere il processo di onboarding virtuale tale da far sì che gli smart worker si sentano accolti e inclusi fin dal primo giorno di lavoro è possibile indicare:

1. Software di collaborazione aziendale e team management, come Monday.com, che consentono ai membri del team di lavorare congiuntamente ai progetti anche da remoto, gestire le attività da portare a termine e organizzare il flusso di lavoro in modo efficiente.

2. Software per videoconferenze: la distanza fisica che sperimentano i dipendenti da casa può essere colmata da una vicinanza quantomeno virtuale, grazie all’utilizzo di piattaforme quali Zoom, GoToMeeting o Webex. In questo caso si cerca di evitare che l’assenza di una relazione in presenza possa far sentire il neoassunto distante anche dai valori aziendali, oltre che dai suoi colleghi, soprattutto nei primi giorni che segnano l’ingresso in una realtà aziendale, culturale e organizzativa ancora sconosciuta.

3. Software per la comunicazione interna, che accelerano questo tipo di scambio rendendolo più immediato, quasi come fosse una comunicazione in presenza, e senza il bisogno di avviare una videoconferenza. Un esempio è Slack.com.

4. Software per la firma digitale, essenziali soprattutto nel primo giorno di lavoro del neoassunto per la firma di documenti o la compilazione di eventuali moduli. Molti software offrono la possibilità di digitalizzare il documento richiesto e di firmarlo in tempi molto rapidi, come eSign Genie o DocuSign.

Come illustrato, la digitalizzazione dei processi è ormai inevitabile ed è beneficio di ogni azienda considerare l’accelerazione che la trasformazione digitale ha subito a causa della pandemia come un’ottima occasione di rinnovamento e di rafforzamento della propria presenza in un mercato in continua evoluzione.

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💡 Rifletti!

Come posso sfruttare la gamification nel processo di onboarding per completare le informazioni acquisite dal curriculum e raccogliere prove concrete sulle qualità dei candidati?
Quali strategie di engagement e gamification posso implementare nel nostro processo di onboarding per rendere l’esperienza dei nuovi dipendenti più coinvolgente ed efficace?
Come posso adattare il processo di onboarding digitale o virtuale in modo che includa la presentazione del nuovo membro ai colleghi, la revisione dei sistemi interni necessari e la presentazione della cultura aziendale?
Quali strumenti digitali, come software di collaborazione aziendale, videoconferenze, comunicazione interna e firma digitale, posso utilizzare per garantire che i nuovi dipendenti si sentano accolti e inclusi fin dal primo giorno di lavoro?
In che modo posso favorire la creazione di fiducia nel contesto di riferimento e tra i nuovi colleghi, nonostante la distanza fisica nel lavoro da remoto, affinché i neoassunti si sentano parte viva dell’azienda?

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Questo articolo è offerto da:

Valentina Murace

Consulente in Sviluppo di Carriera | Founder @morehuman.resources | Talent Management | Sustainable HR

Da sempre appassionata di accompagnare le persone nella scoperta del loro talento, ho fatto di questa missione il mio lavoro. Consulente in Sviluppo di Carriera e Talent Management presso una realtà internazionale. Oltre a svolgere questa attività a livello professionale, attraverso il mio progetto More Human Resources riesco a coltivare ogni giorno la mia mission, che è quella di migliorare il livello e la qualità dell'informazione dei giovani sul mondo del lavoro e della formazione, far conoscere le diverse opportunità a loro disposizione e accompagnarli in questo viaggio alla scoperta di se stessi e delle loro passioni.