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Gestire il tempo o lasciarsi gestire dal tempo

L’importanza strategica del Time Management in un mondo sempre più ​agile

Raggiungere i propri obiettivi non è mai semplice. La mancanza di motivazione e di una chiara strategia in grado di orientare le azioni spesso conduce al fallimento. Ma che ruolo gioca la variabile ​tempo​?

di Valentina Murace

Durante il periodo di lockdown molte persone hanno avuto a disposizione una quantità maggiore di tempo per gestire la propria vita lavorativa e personale. Tuttavia, nella gran parte dei casi ci si è resi conto di non aver sfruttato al meglio queste ore in più. Perché accade tutto questo? Il tempo è una ​risorsa strategica e troppo spesso sottovalutata, soprattutto quando si parla di obiettivi, la cui definizione in un intervallo di tempo è fondamentale, quantomeno come presupposto per la loro realizzazione.

La trasformazione del modo di concepire l’attività lavorativa, conseguente alla pandemia, procede di pari passo con una ridefinizione del concetto di tempo e di come quest’ultimo viene gestito. Lo ​smart-working continua ad alimentare ogni giorno la necessità di un cambiamento della cultura aziendale, soprattutto in relazione all’orario classico di lavoro e alla valutazione delle prestazioni dei dipendenti. Si tende ora a pensare al lavoro in termini di ​obiettivi e progetti, piuttosto che in base alle ore di lavoro trascorse in ufficio, nell’ottica di un rinnovato accordo tra le parti, tra azienda e collaboratori.

Se il cambiamento nell’approccio al lavoro dal punto di vista organizzativo è sempre più orientato al ​risultato​, per il lavoratore emerge l’esigenza di gestire in maniera efficace il tempo. Investito di maggiore fiducia, autonomia e responsabilità, il lavoratore agile può raggiungere gli obiettivi dell’azienda e il tanto desiderato ​work-life balance ​solamente se adotta un mindset altrettanto agile, organizzando il tempo che ha a disposizione.

Al contrario di ciò che comunemente si pensa, uno sforzo cognitivo continuo e privo di interruzioni programmate raramente conduce al raggiungimento degli obiettivi. La mente ha bisogno di pause rigenerative, in mancanza delle quali sarà difficile mantenere la concentrazione. Al fine di migliorare la propria ​produttività e l’abilità di gestire efficacemente il tempo, quindi, è possibile fare affidamento su alcune tecniche molto utili.

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La ​pianificazione delle attività è il primo passo per non “perdere tempo” e superare la trappola della procrastinazione. Una mail in entrata o il telefono che squilla sono spesso interruzioni interne, dovute all’esigenza di una gratificazione istantanea e alla paura di non terminare il lavoro programmato. L’importanza della capacità di concentrare i propri sforzi per ottenere un determinato risultato è testimoniata dal successo del ​principio di Pareto nell’ambito del business e della produttività. Essendo l’80% del risultato prodotto soltanto dal 20% dello sforzo, è fondamentale ottimizzare l’investimento del proprio tempo. Si può, allora, cercare di restare concentrati sugli obiettivi senza sprecare le proprie risorse? Alcune tecniche possono essere utili in tal senso.

Un modo per organizzare i pensieri del procrastinatore, troppo spesso distratto, è quello di utilizzare la ​matrice di Eisenhower​. Non sempre gli ultimi task ricevuti sono quelli più importanti. La matrice, infatti, distingue la variabile dell’importanza del compito da eseguire (asse verticale) da quella dell’urgenza con cui questo deve essere svolto (asse orizzontale). Nel primo quadrante della matrice di produttività è opportuno inserire quei compiti importanti e da eseguire immediatamente. L’azione, quindi, è la parola chiave per questa prima area. Si ha davanti un task che può produrre risultati e che merita la giusta attenzione. Il secondo quadrante, invece, è caratterizzato dalla pianificazione, in quanto riguarda quelle attività che sono sicuramente importanti, ma che possono essere svolte in seguito. Un altro elemento fondamentale, poi, è la capacità di ​delegare​, a cui si ricorre nel terzo quadrante per dei compiti urgenti, ma non altrettanto importanti, task che può svolgere un altro collaboratore o una persona fidata, nel caso di compiti legati alla sfera personale. Da eliminare, invece, sono tutte quelle attività che rientrano nell’ultimo quadrante, legato tanto a task non urgenti e non importanti quanto ai momenti di svago. È chiaro che anch’essi sono funzionali al recupero delle energie, ma è necessario tenere in considerazione il valore che hanno per il raggiungimento dell’obiettivo. Sebbene la definizione di una simile matrice possa sembrare dispendiosa in termini di tempo, si tratta in realtà di un modo per pianificare efficacemente, beneficiando di una visione più chiara circa le attività da svolgere nel breve e nel medio termine.

Un’altra tecnica molto utile, e forse anche più conosciuta, è la ​tecnica del pomodoro​, ideata da Francesco Cirillo. Lo scopo è quello di sfruttare la scansione del tempo del timer da cucina (spesso a forma di pomodoro) e focalizzare la propria attenzione su un determinato task. Ogni 25 minuti di lavoro intenso e senza distrazioni è possibile concedersi 5 minuti di pausa per recupare le energie. Ogni 4 pomodori si consiglia una interruzione più lunga, solitamente dai 15 ai 30 minuti. La tecnica descritta permette di non cadere nella ​legge di Parkinson​, che illustra come il lavoro tende a dilatarsi, di solito, in base al tempo disponibile. Quanto maggiore sarà il tempo a disposizione, quindi, tanto maggiore sarà anche quello che verrà sprecato nello svolgimento di un’attività che potrebbe essere portata a termine in minor tempo. Al contrario, una scadenza ravvicinata può indurre a utilizzare in maniera più efficace il tempo che resta, aumentando la motivazione e facilitando la concentrazione sull’obiettivo da raggiungere, per ​fare di più con meno tempo​.

Per chi apprezza soluzioni più tecnologiche, un aiuto pratico per la gestione ottimale del tempo è offerto da app come BeFocused, molto utile per esercitare la tecnica del pomodoro, o Forest, che misura la capacità di mantenere la concentrazione sul compito da eseguire in base al numero di alberi cresciuti nella foresta che si sta coltivando. Ad ogni slot di tempo, utile per raggiungere un determinato scopo, corrisponde un albero piantato. Ogni volta che ci si lascia distrarre da una chiamata o dalle notifiche di altre app per un tempo troppo lungo, l’app segnala il fallimento attraverso l’identificazione di un albero secco, simbolo di un obiettivo mancato. L’uso di simili applicazioni, infatti, potrebbe rivelarsi un’arma a doppio taglio, considerato l’elevato numero di distrazioni potenziali che derivano dai dispositivi mobili.

Come in ogni attività umana, poi, le emozioni svolgono un ruolo fondamentale. Piuttosto che ignorarle, è estremamente utile saperle orientare per trasformare dei noiosi compiti da svolgere in ​obiettivi motivanti​, rilevanti per la nostra crescita professionale e personale.