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7 contromisure per gestire le dinamiche di gruppo on line

Riunioni e incontri di lavoro via web sono ormai all’ordine del giorno. Anche se tramite uno schermo, a doversi confrontare, dialogare e trovare soluzioni assieme sono sempre le persone. E anche on line, infatti, le interazioni devono fare ugualmente i conti con le dinamiche tipiche della gestione dei gruppi. Dinamiche che, in realtà, non cambiano rispetto all’off line ma che si manifestano in modo diverso. Ecco un po’ di suggerimenti utili per non farsi trovare impreparati nel gestirle.

Negli ultimi mesi, videochiamate e riunioni on line stanno vivendo il loro momento di gloria. E, con l’intensificarsi dell’uso delle piattaforme web, sono emerse anche criticità nuove nelle interazioni fra i partecipanti, dovute al fatto che vediamo e interagiamo con gli altri non in presenza ma tramite uno schermo. Personalmente, per lavoro, a webinar interattivi e incontri via web avevo fatto il callo già da un po’ di tempo; un tempo ragionevole per permettermi di accorgermi di un concetto chiave relativo alle relazioni, e cioè: le dinamiche di interazione fra le persone non cambiano ma, a distanza, cambia il modo in cui si manifestano. Ultimamente, poi, mi è capitato (come più o meno a tutti) di passare molte più ore a seguire riunioni aziendali, consigli di classe, incontri di networking, webinar formativi. Tutta questa varietà e frequenza, mi ha permesso di mettere a fuoco meglio alcuni elementi “spinosi” tipici delle videochiamate, e cioè:

Trasferito su uno schermo, il non verbale (che, nella comunicazione in presenza, incide per oltre il 50%) è meno percepibile, per cui il suo impatto si riduce. Questo è abbastanza intuitivo se consideriamo che il corpo di ogni partecipante viene compresso e ridotto, come immagine, allo spazio di un francobollo (dove, peraltro, a volte, il francobollo è solo uno schermo nero!). Quindi, se ad esempio, la persona che ascolta è nervosa e tamburella col piede sotto la sedia, è evidente che gli altri faranno molta più fatica ad accorgersi di questi segnali.

Guardarsi negli occhi in modo diretto viene meno bene quando devi occuparti di interagire tenendo ben presente sempre anche la tua videocamera; quindi, lo scambio e la comunicazione mediante lo sguardo portano vantaggi molto più limitati.

On line, è più facile non esprimersi e nascondersi. Chi non ha voglia di esporsi, facilmente nello schermo del proprio dispositivo può trovare una comoda barriera difensiva. Quindi, è meno semplice far emergere le posizioni in disaccordo di quei partecipanti che non si sentono di parlare apertamente. È molto probabile che, a monte, ci siano dei possibili conflitti latenti che, però, fanno molta più fatica a venire a galla. Ma, come tutti sappiamo, accumulare la polvere sotto il tappeto non risolve il problema ma serve solo a rimandarlo, amplificato, ad un momento successivo.

Il sentiment dei partecipanti è molto meno visibile e percepibile. Cosa succede in una riunione dal vivo quando l’argomento che si sta affrontando è “caldo”, “spinoso”, “urgente”, “importante”? Spesso, le reazioni sono tante e arrivano tutte assieme, in alcuni momenti anche sovrapponendosi; una dinamica che, se ben gestita, contribuisce a far capire in modo chiaro l’interesse e gli stati d’animo che il tema smuove nel gruppo. In videochiamata, le persone parlano una alla volta; di per sé, questo non è certo un male ma, quando si trattano temi o domande chiave, questi “movimenti di energia” collettivi vengono fuori con più debolezza e, in vari casi, si perdono.

Non so se più per carattere o per deformazione professionale (visto che, nel coaching, trovare soluzioni sostenibili è il punto chiave del metodo), ma, una volta che mi rendo conto di cosa non va bene in una certa situazione, a me viene sempre da chiedermi: cosa è possibile fare per ovviare a questa criticità affinché le cose funzionino meglio?

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7 accorgimenti che puoi prendere per bypassare le insidie delle interazioni in gruppo via web

Per questo, ecco 7 contromisure utili che puoi adottare anche tu per gestire con accortezza le dinamiche di interazione di più persone collegate in rete, evitando di far perdere efficacia ai tuoi incontri.

Privilegiare lo stile gallery view rispetto allo speaker view (ove possibile).
La modalità gallery view consente di visualizzare sullo schermo contemporaneamente le immagini relative a tutte le persone collegate. Questo sistema offre il vantaggio, nel mentre che qualcuno parla, di poter osservare i segnali non verbali di tutti gli altri, ricavandone informazioni suppletive, non sempre esplicitate a parole. Una possibilità di monitorare “il non detto” che viene meno, invece, con lo stile speaker view, dove a schermo è visibile solo chi sta parlando in quel momento.

Preferire immagini visibili di tutti i partecipanti.
Fare una riunione potendo vedere in faccia tutte le altre persone presenti all’incontro (pur se dentro un piccolo riquadro a distanza) offre, sicuramente, una maggiore sensazione di essere tutti sullo stesso piano e coinvolti allo stesso modo. Per questo, meglio chiedere a tutti di tenere la videocamera accesa; ove, per varie ragioni, questo non fosse possibile, piuttosto che avere una eterogeneità di schermate, valutare se non sia il caso di oscurare l’immagine di tutti, lavorando solo tramite audio.

Se la call è gestita da più persone assieme, concordare prima con gli altri tempi, spazi e ruoli per la conduzione.
Stabilire prima fra i vari coordinatori del briefing chi fa che cosa è molto utile: evita di accavallarsi poi nella gestione degli interventi dei vari partecipanti. Di recente, mi è capitato di partecipare ad un incontro on air di networking dove ho assistito a momenti di confusione e interferenze poco eleganti nel modo di condurre l’evento. Uno degli organizzatori, infatti, chiedeva a tre persone di presentarsi ma, al termine della prima presentazione, l’altro coordinatore, senza aspettare che gli altri due partecipanti finissero il loro giro di presentazioni, prendeva subito la parola per fare delle domande ad altre persone ugualmente in collegamento. Una mancanza di tatto e di coerenza organizzativa che può creare delle ripercussioni anche a livello di credibilità personale e di ruolo.

Esercitare la presenza.
Cosa voglio dire? Chiudere il cerchio ogni volta che viene aperto, prima di aprirne un altro. Questo può voler dire, ad esempio, che, se fai una domanda chiedendo a tutti di rispondere, verifichi che, effettivamente, tutti abbiano risposto prima di passare a domande o argomenti successivi.

Chiedere a tutti chiaramente di esprimersi.
Se il parere di tutti è importante per il buon andamento dell’incontro, chi conduce deve farsi carico di chiederlo espressamente ed in modo chiaro, verificando poi di aver ricevuto un riscontro da tutti. Nel coaching, agire in questo modo significa esercitare la presenza, appunto. Una vigilanza che può essere determinante, ad esempio, per far uscire dal limbo eventuali dissidenti e malumori nascosti.

Sentire individualmente le persone a fine videochiamata.
Non in tutti i tipi di incontro è possibile o necessario ma, specie nel caso di riunioni aziendali, dedicare un po’ di tempo al telefono (o ancora, in una nuova call a due) ad ogni partecipante per chiedere un feedback personale sull’incontro può servire molto per essere subito informati di eventuali punti critici. In mancanza della macchinetta del caffè in azienda (il confessionale per antonomasia in cui circolano le notizie relative anche ai problemi lavorativi), una call individuale può andar bene per sopperire a questo, almeno per quello che si può (e senza che tu debba nemmeno metterci lo zucchero!).

Prevedere dei momenti di confronto fra le persone anche suddivise in sottogruppi.
Alcune piattaforme web permettono, all’interno della stessa videoconferenza, di creare dei sottogruppi di partecipanti. Un’opportunità tutta da sfruttare nel caso, ad esempio, ci sia la necessità, da parte di chi gestisce, di far lavorare le persone in piccoli gruppi su domande o problemi specifici. All’interno di un gruppo più ristretto, infatti, le resistenze e l’eventuale imbarazzo delle persone facilmente vengono meno, facendo sì che siano più disponibili ad esporsi e confrontarsi in modo più diretto con gli altri. Un format molto utile, quindi, sia per acquisire feedback e proposte di valore che non sarebbero mai venute alla luce davanti ad una platea più ampia, sia naturalmente, per far emergere con più franchezza anche eventuali difficoltà, divergenze e contrasti.

Probabilmente, a questi sette accorgimenti, se ne potrebbero aggiungere anche di nuovi, considerando con attenzione altri aspetti. Non so se tu ne abbia già individuato qualcuno o se, forse, li scopriremo man mano che, andando avanti, tutti prenderemo sempre più confidenza anche con gli incontri on line. Sono il primo ad apprezzare le relazioni dirette, dal vivo, con le persone e, relativamente al mio lavoro, la formazione in presenza (in aula ma anche fuori dall’aula) resta l’ambiente privilegiato per l’apprendimento. Ma, per molte attività didattiche ed educative (e lavorative, in genere), una conferenza on line interattiva non è da meno, con indubbi vantaggi sotto vari profili (organizzativi, di tempo, logistici, di impatto ambientale).

Dato che, dunque, le videoriunioni faranno ormai parte del nostro nuovo modo di lavorare, ti invito però a non cadere in un facile trabocchetto: non ti raccontare o non credere a chi ti racconta che gestire le dinamiche di gruppo sia più difficile on line che off line, è semplicemente diverso. A chi ha l’onore e l’onere di organizzare e condurre incontri di lavoro on line, suggerisco perciò di darsi il tempo di imparare a cogliere i segnali deboli anche sullo schermo, magari prendendo nota di cosa funziona e cosa no. Senza dimenticare di adempiere a quelle che sono le normali regole di gestione del gruppo, vicine o lontane che siano le persone; ad esempio, ricordarsi di presentare gli obiettivi che ci si è prefissati per quella riunione e la tabella di marcia dell’incontro, indispensabile prima di “aprire le danze” on air.

Questo articolo è offerto da:

Massimo Fancellu

Team & Business Coach, Mentor Coach, Formatore.

Coach professionista con credenziali PCC (Professional Certified Coach ) riconosciute da ICF (International Coach Federation); iscritto nel Registro internazionale dei Mentor Coach ICF. Specialista in Teambuiliding & Team coaching per lo sviluppo del lavoro di gruppo (formazione avanzata sui Team d’eccellenza maturata con MensLab Coaching & Training, Future Coaching Academy) e in Outdoor Management Training e attività esperienziali coi Team aziendali (formazione presso lo IEN – Istituto Europeo Neurosistemico di Genova). Ideatore di TEAM IN 3 PASSI, il metodo che - per gradi e senza forzare - trasforma realmente le persone che lavorano assieme in un Team affiatato, motivato e produttivo. Fondatore e Amministratore di Agape Consulting Sas, società che dal 2002 offre servizi di coaching, formazione & comunicazione. Dal 1996 lavoro come formatore in materia di Sviluppo del potenziale umano e comportamenti organizzativi. In particolare, mi occupo di dinamiche di gruppo, sviluppo dei Team aziendali, leadership, comunicazione, creatività e innovazione. Oltre a una Laurea in Economia (Università di Bologna), circa una trentina i master, i corsi e i seminari a cui ho partecipato in più di 20 anni, ad iniziare dal percorso “Formazione Formatori” presso l’ISMO di Milano e il percorso di Coaching con SUN (Success Unlimited Network), la prestigiosa scuola di coaching presente da oltre 30 anni in 5 continenti. Diversi, inoltre, anche i master con trainer di livello internazionale (R.Bandler, R.Dilts, J. Grinder & C. Bostic St Clair, S. Gilligan, E. De Bono). Discipline in cui ho sviluppato più competenze: Team coaching & Teambuilding, PNL e comunicazione ipnotica, Supervisione (osservazione e feedback su comportamenti e processi) e Mentor coaching (il “coaching ai coach” per migliorare il loro modo di fare coaching).