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Flussi e strumenti di comunicazione interna in Azienda

di Rovena Bronzi

In generale, la comunicazione all’interno di un’Azienda è importante ai fini di:

• dare e ricevere informazioni (collettivamente/individualmente), condividerle;
• “indagare e raccogliere dati” su questioni quali la motivazione, il clima aziendale, ecc.;
• coinvolgere i propri collaboratori, renderli parte attiva e integrante;
• trasmettere cultura aziendale, senso di appartenenza e identità sociale.

Nello specifico, la comunicazione interna può avvenire: da un lato, attraverso eventi importanti in presenza (oggigiorno con la variante: a distanza/on line) – meeting e riunioni aziendali ordinarie/straordinarie, momenti di incontro formali tra Direzione e collaboratori quali il discorso aziendale di fine anno, corsi di aggiornamento e formazione, colloqui individuali quali quello di selezione o di fine anno – dall’altro, attraverso mezzi di comunicazione di varia natura – intranet, email, newsletters/giornalino aziendale, telefono, bacheche aziendali, distribuzione brevi manu/spedizioni postali al mittente, interviste/questionari, manuale del personale o regolamento aziendale.

Essa, poi, può avvenire attraverso 3 diversi tipi di flussi:

• Dall’alto verso il basso

* tutto ciò che la Direzione, i responsabili di linea o l’ufficio HR comunica ai collaboratori, collettivamente o individualmente, oralmente o per iscritto.

Le tematiche affrontate possono essere varie e riguardare: nel primo caso, per esempio, aspetti burocratici, cambiamenti ed aggiornamenti vari, decisioni aziendali, rettifiche varie al manuale del personale o al regolamento aziendale; nel secondo, eventi e mutazioni di tipo professionale legati alla carriera, al contratto di lavoro, al ruolo/posizione/mansione di ciascun collaboratore;

* interviste/colloqui/questionari finalizzati a raccogliere dati, svolgere statistiche/sondaggi o a testare hard e soft skills;

* proposte di progetti vari sottoposti all’attenzione dei vari collaboratori, al fine di coinvolgerli.

• Dal basso verso l’alto

* tutto ciò che un collaboratore comunica, oralmente o per iscritto, all’Azienda: da un lato, relativamente al suo contratto di lavoro e a tutto quello ad esso connesso, dall’altro, alla sua vita privata se questa va ad impattare su quella professionale (pensiamo per esempio, in Canton Ticino l’impatto che la nascita di un figlio o una separazione possono avere su AF – assegni famigliari – e IF – imposta alla fonte);

* tutto ciò che riguarda eventuali disagi, reclami, situazioni che il collaboratore sta vivendo e di cui ha necessità di informare l’azienda;

* domande, dubbi, perplessità varie.

• Di pari livello

* ovvero “tutto ciò che si dicono” tra loro i collaboratori di pari livello gerarchico.

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In questo articolo approfondiremo il flusso 1, la comunicazione dall’alto verso il basso, in particolare soffermandoci su quanto sia importante prevedere un piano di comunicazione interna che permetta di pianificare e organizzare in modo puntuale e attento tutto quello che concerne i vari aspetti della comunicazione.

Il piano di comunicazione è generalmente gestito dall’ufficio HR, in funzione degli obiettivi previsti e per essere completo ed esaustivo dovrebbe sempre tener conto delle seguenti domande:

• CHI?

A chi è destinata la comunicazione?

Il target è omogeneo? Se sì, dovranno essere utilizzati sia un linguaggio/testo che un canale che siano mirati, studiati ad hoc per quello specifico target. Se no, il linguaggio/testo e il canale dovranno tenere necessariamente conto della disomogeneità del target e ciò naturalmente richiederà più tempo e più valutazioni.

Chi è più opportuno che tenga/invii la comunicazione?

Sembra superfluo specificarlo, ma, a seconda del contenuto, della sua importanza, delle conseguenze che può avere sui collaboratori, deve essere definito anche chi sarà colui che tiene/invia la comunicazione.

• CHE COSA E PERCHE’?

Che cosa deve essere comunicato? Che impatto deve avere sui collaboratori? È urgente, se si/no, perché? Perché deve essere trasmesso, con quale scopo: Informare? Rendere più appetibile l’azienda? Dare direttive o provvedimenti disciplinari? Portare all’azione o a un cambiamento? Raccogliere opinioni o contenuti vari? Fare delle valutazioni?

Se è scritto, che cosa deve essere scritto? Se è orale, che cosa deve essere detto?

Da qui, appare evidente l’impatto che hanno queste domande su altri fattori quali le parole più giuste da utilizzare, la struttura del comunicato o del discorso, il canale di trasmissione, il responsabile che dovrà trasmettere la comunicazione, ecc.

Che cosa dice la legge in merito?

Basta pensare alla legge sulla protezione dei dati, vigente in Svizzera, che definisce le direttive da seguire sulla protezione dei dati archiviati, gestiti e divulgati.

• COME?

Come deve essere strutturato un comunicato?

Qual è il canale, il mezzo di comunicazione più adatto per fare la comunicazione?

In linea di massima la scelta dipende da vari fattori, quali le dimensioni dell’azienda, l’argomento trattato, il numero di dipendenti, l’esistenza o meno di filiali e distaccamenti, il livello di tecnologia presente in azienda, le politiche interne del personale relative alla comunicazione.

Ma non solo, dipende anche dall’urgenza, dall’enfasi che si vuole dare a un certo comunicato, dall’ importanza che arrivi puntuale a tutti i collaboratori.

È previsto esserci un feedback da parte dei collaboratori? Se si, attraverso quale canale?

Anche questo aspetto non è da sottovalutare, basta pensare per esempio che la disdetta, per il CO svizzero, diventa valida solo nel momento in cui la controparte ne prende atto.

• QUANDO?

Quando la comunicazione dovrà essere trasmessa? Se è previsto un feedback, entro quando? Quanto tempo si ha a disposizione per creare il piano di comunicazione?

Domande che naturalmente possono avere conseguenze anche su altri fattori, quali la scelta del canale più idoneo.

• DOVE?

A seconda del canale scelto, naturalmente bisognerà pianificare anche altri fattori ad esso connessi, quali per esempio quelli inerenti la location, gli strumenti o tutto quello che concerne la preparazione di un evento in presenza/a distanza on line, sia che si tratti di un’occasione ufficiale in cui la Direzione comunica all’intera Azienda, sia che si tratti di un colloquio individuale con un collaboratore.

• ???

Varie ed eventuali altre domande, tra cui quelle che prevedono il cosa fare in caso di imprevisti e impedimenti vari, in primis: che piano B bisogna prevedere nel caso il piano A fallisce o diventa impraticabile? (è stato il caso, per esempio, di molte aziende che hanno dovuto introdurre da un giorno all’altro la modalità a distanza/on line per le loro comunicazioni in presenza).

Bibliografia

Dispense modulo HR management – corso “Assistente del personale” – Lugano Business School

Questo articolo è offerto da:

Rovena Bronzi

Job Coach| Work life balance | Cv writer | Assistente del personale con certificato HRSE

Mi chiamo Rovena Bronzi e abito in provincia di Varese. Dopo aver conseguito una laurea in psicologia del lavoro e nel 2018 un titolo svizzero di assistente del personale, attualmente mi occupo in Canton Ticino di segretariato e amministrazione del personale. In Italia sono job coach, tutor e Cv writer: alleno, oriento e motivo, attraverso percorsi individuali e di gruppo, a «USCIR A RIVEDER LE STELLE» con creatività, leggerezza e piacere, nella ricerca di un nuovo lavoro, nel cambiamento professionale e nella ricerca di una conciliabilità lavoro – famiglia – tempo libero.