Payroll: regna l’esternalizzazione, la compliance resta un elemento di preoccupazione

• Il 71% dei datori di lavoro europei è soddisfatto dell’elaborazione complessiva delle buste paga, ma in Italia il gradimento è inferiore

• Velocità ed efficienza rimangono le sfide più importanti del payroll, insieme alla capacità di adeguamento legislativo

• Tre aziende europee su dieci utilizzano software realizzati autonomamente per l’elaborazione e l’amministrazione delle buste paga

di SD Worx

Milano, 26 Marzo 2024 – Nel payroll, vince l’approccio ibrido: l’83% delle aziende europee sceglie di esternalizzare almeno in parte la gestione e l’amministrazione delle paghe, mentre un 10% opta per un approccio indipendente, affidandosi a esperti e software proprietari ed il rimanente 7%, invece, esternalizza completamente il processo di payroll a un soggetto esterno.

È quanto emerge da una nuova indagine su larga scala condotta da SD Worx, il principale fornitore europeo di servizi HR, che ha intervistato oltre cinquemila aziende in 18 Paesi europei.

Secondo la ricerca, il 71% dei datori di lavoro è soddisfatto dell’elaborazione complessiva delle buste paga all’interno della propria azienda e sono sempre meno le aziende europee che hanno problemi con la gestione delle buste paga. Nel 2021, il 19% delle aziende rilevava ancora qualche criticità, mentre nel 2024 la percentuale è scesa all’11%.

Ciononostante, le aziende devono ancora affrontare diverse sfide, tra cui la velocità e l’efficienza nell’elaborazione delle buste paga e compliance legistlativa. In Italia, le soluzioni implementate ancora non sono in grado di convincere appieno le aziende che le utilizzano.

Approccio in-house, software self-built ed esternalizzazione

Romania (59% delle aziende rispondenti nel Paese), Slovenia (57%) e Croazia (54%) sono le nazioni dove le imprese si assumono maggiormente la responsabilità dell’elaborazione e dell’amministrazione delle buste paga. Nel complesso, sono soprattutto le aziende molto piccole o molto grandi a essere fortemente coinvolte nella gestione delle paghe. Per le aziende europee con più di 2.500 dipendenti, la percentuale è del 55%, per le organizzazioni che hanno tra i 500-999 dipendenti è del 50% e per le più piccole, infine, tra gli uno-nove dipendenti, è del 49%.

Tre aziende europee su dieci (32%) utilizzano software realizzati autonomamente per l’elaborazione e l’amministrazione delle buste paga. Non si tratta sempre di software specializzati, in particolare le aziende più piccole utilizzano applicazioni come Excel, ad esempio, come base per l’elaborazione dei calcoli delle buste paga. Circa il 23% delle organizzazioni utilizza una soluzione di payroll ospitata nel cloud dal fornitore (modello SaaS), mentre il 26% utilizza un software di payroll esterno in esecuzione sui propri server o nel cloud privato. Infine, il 20% delle aziende non utilizza direttamente un software per le paghe, ma lo affida completamente a un soggetto esterno.

In media, il 37% delle aziende che esternalizzano le buste paga (parzialmente o meno) si affida a studi contabili o esperti finanziari, soprattutto nei Paesi dell’Europa orientale come Serbia (51%), Polonia, Romania e Slovenia (tutti e tre 44%), ma anche, ad esempio, in Germania (47%).  Questo vale soprattutto per le aziende più piccole. Inoltre, il 27% delle aziende europee, soprattutto quelle di medie e piccole dimensioni, si avvale dell’aiuto di un fornitore specializzato di servizi di payroll.

Velocità, efficienza ed accuratezza: tre sfide centrali per il payroll

Tra gli aspetti maggiormente ricercati dagli intervistati (48%) nei software payroll spiccano correttezza e velocità, che non a caso si riflettono anche nelle preoccupazioni dei datori di lavoro nei confronti delle buste paga: i più citano velocità ed efficienza dell’elaborazione delle buste paga (41%), ed accuratezza dell’elaborazione (40%) come aspetti maggiormenti sfidanti del payroll, insieme al tenere sotto controllo i costi legati alle buste paga (38%), ovvero tutti i costi legati all’elaborazione del payroll, come i costi di outsourcing, gli esperti interni, il software e simili. Inoltre, la conformità alla legislazione in costante evoluzione è una preoccupazione costante per le aziende (36%).

È interessante notare come le organizzazioni che utilizzano un modello di payroll combinato (interno/esterno) siano quelle a riscontrare le maggiori difficoltà. Eppure, nonostante le sfide, il 71% dei datori di lavoro è abbastanza soddisfatto della gestione complessiva delle buste paga, nella coscienza che c’è ancora spazio per i miglioramenti, e che una maggiore digitalizzazione li renderà possibili. Con i sistemi di payroll in tempo reale, ad esempio, le aziende potranno organizzare le loro buste paga ancora più velocemente, rendendo l’impatto degli aggiustamenti dell’ultimo minuto immediatamente visibile.

Il caso italiano: grande outsourcing, basso indice di gradimento

L’italia si conferma il Paese a minor tasso gestionale full in-house (solo il 3,7% opta in tal senso), ma anche uno di quelli maggiormente inclini a caldeggiare l’avvento di un payroll pienamente automatizzato e digitale (33,6%).

Nonostante, infatti, l’outsourcing parziale sia la pratica della quasi totalità delle aziende intervistate (89,2%), con una spiccata predilezione per il supporto fornito da accountant e financial specialist (39,4%), l’indice di gradimento italiano verso il payroll management è il più basso dello scacchiere europeo (54,7%). Puntualità, correttezza e data security della busta paga sono tra i tasti maggiormente dolenti, anche se il punto di gradimento più basso si rispecchia nella capacità di adeguamento alla compliance (55,8%, contro una media europea del 74,7%).

“La legislazione è sempre più complessa e in continua evoluzione; vengono aggiunte nuove regole, a volte in modo retroattivo, sia a livello locale che europeo. È quindi importante stare all’erta. Grazie ai continui sforzi di innovazione e digitalizzazione, stiamo rendendo il processo di payroll ancora più efficiente. Aiutiamo i nostri clienti locali e internazionali in vari modi: informandoli, gestendo completamente il processo per loro, organizzando corsi di formazione online o fisici, ma anche restando a loro personale disposizione in caso di domande. Non perdiamo di vista il fattore umano”, afferma Laura Moncada, Sales Manager di SD Worx Italy. “Crediamo nella ricerca di un equilibrio tra soluzioni automatizzate e assistenza personale, in modo che i nostri clienti, datori di lavoro e imprenditori, possano godere di un’elaborazione delle buste paga fluida e accurata”.

Per maggiori informazioni consultare www.sdworx.it

Informazioni sullo studio

SD Worx, il principale fornitore europeo di servizi HR, assiste le organizzazioni nella gestione delle risorse umane e delle buste paga. Per sapere cosa conta davvero per i datori di lavoro e i dipendenti, SD Worx conduce regolarmente dei sondaggi. L’analisi dell’ultima indagine, la “Navigator Series”, fornisce alle organizzazioni una bussola per orientarsi nelle sfide delle risorse umane e delle buste paga. L’indagine è stata condotta nel febbraio 2024 in 18 Paesi europei: Austria, Belgio, Danimarca, Finlandia, Francia, Germania, Italia, Irlanda, Croazia, Paesi Bassi, Norvegia, Polonia, Romania, Serbia, Slovenia, Spagna, Regno Unito e Svezia. In totale sono state intervistate 5.118 aziende e 18.000 dipendenti. I risultati sono ponderati e garantiscono una rappresentazione affidabile del mercato del lavoro in ogni Paese.

SD Worx

SD Worx è il principale fornitore europeo di soluzioni HR end-to-end per tutte le organizzazioni e i lavoratori. Circa 90.000 piccole e grandi organizzazioni in tutta Europa si affidano all'azienda e ai suoi 75 anni di esperienza. SD Worx calcola gli stipendi di circa 5,7 milioni di dipendenti e si colloca tra i primi cinque a livello mondiale. Gli oltre 8.500 dipendenti operano in 25 Paesi europei. Nel 2023 SD Worx ha raggiunto un fatturato consolidato di 1,058 miliardi di euro