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Come fare un’analisi del profilo: la job description

di Make it So

La selezione del personale è un’attività di valutazione complessa, che non può essere improvvisata, soprattutto oggi dove il costo del lavoro è molto aumentato e non ci si può permettere di selezionare una nuova risorsa in azienda poco motivata o poco competente.

L’attività di selezione prevede, quindi grande responsabilità e preparazione.

Una ricerca efficace dei candidati può essere formulata soltanto se chi procede alla selezione conosce le caratteristiche dei candidati, delle mansioni e i compiti che dovranno svolgere, i requisiti che dovranno avere.

Solo in questo modo si potrà istituire un raffronto attendibile sulla cui base valutare, accettare o rifiutare i candidati ed anche definire criteri e strumenti per valutare correttamente i candidati.

Quest’analisi si può definire come la fase di raccolta delle informazioni, relative al titolo della posizione, le conoscenze richieste, descrizione del ruolo che deve ricoprire, descrizione delle caratteristiche personali del candidato.

L’analisi del profilo è quindi la fase preliminare della selezione.

Per farsi aiutare nella descrizione della mansione specifica occorre coinvolgere il responsabile risorse umane dell’azienda e il responsabile diretto dell’area per la quale si svolge la selezione.

Un selezionatore esperto divide questa fase di analisi del profilo in due momenti: job description ossia la descrizione delle attività, dei compiti e delle responsabilità connesse al ruolo e la job specification o anche job profile in cui il selezionatore definisce il profilo del candidato ideale in termini di titoli, esperienza e quindi competenze tecniche e attitudini e capacità personali che il candidato ideale deve possedere.

Solitamente se in azienda c’è la figura del responsabile risorse umane, questo ha una più chiara visione di come funziona la sua organizzazione e delle caratteristiche della posizione e delle attività che il candidato ideale deve compiere.

Tuttavia solitamente si confronta con il diretto responsabile della posizione da ricercare, il capo settore di riferimento per meglio analizzare e definire peculiarità e caratteristiche della job description e della job specification.

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Se l’azienda si rivolge ad un consulente esterno per la selezione, che sia un professionista privato o che provenga da un’agenzia per il lavoro deve attivare una prima indagine di raccolta di queste informazioni.

In questa fase il consulente raccoglie con l’aiuto del titolare o del responsabile risorse umane dell’azienda tutte le possibili informazioni relative al profilo richiesto e al ruolo che il candidato dovrà andare a ricoprire non limitandosi quindi a sapere che compiti deve svolgere ma indagando molteplici dimensioni, che vanno dai requisiti di età, titoli scolastici posseduti, formazione, esperienze, che il candidato ideale dovrà avere; deve approfondire la mansione, cioè le attività, gli obiettivi, le responsabilità che dovrà tenere e quant’altro possa essere utile al fine di cercare la persona più idonea, cioè quella che più si avvicina alle caratteristiche oggettive desiderate dall’azienda

Gli strumenti utili e utilizzabili da un consulente per questo tipo di indagine possono essere l’intervista diretta o la somministrazione di un questionario costruito ad hoc.

L’intervista da parte di un selezionatore con il titolare – responsabile è lo strumento più utilizzato; questa tecnica è particolarmente indicata per ruoli manageriali o ad alta specializzazione tecnica.

La somministrazione di questionari ad hoc è invece una tecnica di analisi per ruoli più standardizzati, dove i requisiti e le caratteristiche sono abbastanza simili tra loro (esempio commessi, addetti al call center e ruoli per cui sono già più o meno noti, standardizzati i requisiti fondamentali).

L’osservazione sistematica infine è una tecnica utile per avere informazioni e definire le caratteristiche di profili di candidati che andranno a svolgere lavori di tipo manuale.

Tuttavia si tratta di una tecnica che trova difficile applicazione all’interno delle aziende: infatti i selezionatori/osservatori dovrebbero recarsi in azienda o in fabbrica per osservare come viene svolto il lavoro dai dipendenti.

La difficoltà sta nel fatto che spesso gli osservatori sono percepiti come intrusi e possono facilmente essere scambiati per ispettori del lavoro.

Occorrerà che il consulente o il professionista definisca di volta in volta quale tecnica adottare in funzione delle posizioni da analizzare.

Per riassumere chi è coinvolto e ha responsabilità sulla valutazione e selezione di candidati da inserire in azienda, deve iniziare la ricerca dei candidati da una corretta definizione del profilo di riferimento dell’azienda.

Il selezionatore divide la sua analisi in due parti: Job Description Job Specification o Profile.

Nella JOB DESCRIPTION – descrizione della mansione il selezionatore dovrà definire e avere ben chiaro: – Titolo della posizione – Dati dell’azienda, settore merceologico, valori aziendali – Con chi si relaziona quel ruolo e su chi ha reposnabilità – Finalità della posizione di lavoro – Descrizione dei compiti assegnati e da realizzare – Valore economico – professionale della posizione: contratto ccnl, livello e inquadramento, range retributivo, eventuali benefit,sviluppo di carriera – Tempi di inserimento – Motivo dell’inserimento.

Nella JOB SPECIFICATION O PROFILE verranno definite le caratteristiche che bisogna indagare in fase di selezione e che deve possedere il candidato ideale. – I Requisiti anagrafici del candidato ideale: età, domicilio o residenza – Titolo di studi e conoscenze specifiche e supplementari che deve possedere il candidato per ricoprire efficacemente la posizione – Definizione dei requisiti professionali: esperienza precedente, se necessaria, di che tipo e per quanto tempo deve essere stata svolta – Definizione dei requisiti personali, o competenze trasversali: sono le abilità e le attitudini e i comportamenti che il candidato deve già possedere o che deve potenzialmente agire in quel contesto lavorativo.

Bibliografia consigliata

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Make it So è una società di consulenza che opera a 360° nell’ambito dello Sviluppo Del Personale: Formazione, Recruiting, Assessment e Coaching per enti ed aziende che desiderano valorizzare il loro potenziale e privati e professionisti che vogliono sviluppare la loro carriera. Il nome Make it So deriva dal verbo “to make”: è una spinta all’azione e alla messa in gioco dell’individuo, alla presa di decisione istantanea, un’esortazione ad agire e a non aver paura delle proprie scelte, se davvero sono quelle in cui si crede. Make it So offre una formazione che mette in moto velocemente il tuo Business. Per questo motivo la filosofia fondante di Make it So è di essere vicino alle persone, ascoltare i loro bisogni e supportarli nella scelta e nell’azione per promuoverne lo sviluppo. Ciò che proponiamo ai nostri clienti è fornire una consulenza mirata al contesto specifico, orientata al coaching e finalizzata alla formazione e allo sviluppo professionale delle risorse umane presenti in azienda.