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Accoglimento e inserimento in azienda

di Rovena Bronzi

L’accoglimento e l’inserimento sono due fasi molto importanti e molto delicate che, se da un lato, rappresentano le parti conclusive del processo di selezione del personale, dall’altro, rappresentano le basi di partenza di quello che sarà il rapporto tra l’azienda e il nuovo assunto.

La foto scelta, non a caso, per questo articolo è il labirinto: l’accoglimento e l’inserimento, infatti, a primo impatto, possono sicuramente rappresentare per il nuovo collaboratore un labirinto, all’interno del quale può facilmente perdersi, disorientato da un vortice di emozioni contrastanti, quali ansia, timore, paura di non farcela, ma allo stesso tempo, anche curiosità e impazienza nel voler iniziare il prima possibile questa nuova avventura, soprattutto dopo magari un lungo periodo di inattività.

Da qui, l’importanza dell’azienda di rappresentare quel filo di Arianna che gli permette di ritrovare, con fiducia ed entusiasmo, la giusta direzione.

ACCOGLIMENTO

L’accoglimento è quella fase che coincide con il primo giorno di lavoro e che subentra dopo la conferma di assunzione e la firma del contratto.

Qui di seguito, un esempio di piano di accoglimento, che di solito è a carico dell’ufficio HR:

• accoglienza puntuale e calorosa del nuovo assunto;
• discussione del programma di introduzione creato ad hoc, lasciando il tempo necessario al nuovo collaboratore per fare eventuali domande e/o richiedere delucidazioni di vario genere;
• disbrigo di pratiche burocratiche, tra cui la consegna del badge, del manuale del personale, del regolamento aziendale soprattutto per quanto concerne la sicurezza in azienda e vari altri strumenti di lavoro;
• visita all’azienda, giro di presentazioni, soprattutto del diretto superiore (anche se in realtà, di solito, lo ha già conosciuto durante il percorso di selezione) e del collega che lo seguirà in una formazione on the job, durante la fase di inserimento;
• fase conclusiva in cui l’ufficio HR passa il testimone all’ufficio/reparto in cui verrà inserito il nuovo collaboratore, al quale, a quel punto, potranno essere già assegnati i primi compiti (ricordiamoci però sempre che è “il primo giorno”, quindi lasciamogli il giusto tempo per “guardarsi attorno” e per ambientarsi in questa nuova realtà);
• infine, a fine giornata, feedback con il nuovo collaboratore sul suo primo giorno (feedback di solito preceduto da un incontro privato dell’ufficio HR con il diretto superiore).

E’ quindi di fondamentale importanza pianificare attentamente questo primo giorno:

• presupposti: gentilezza, disponibilità e professionalità nell’accogliere, rassicurare e guidare in questa nuova avventura, un po’ come se il nuovo collaboratore fosse un bambino che è al suo primo giorno di scuola;
• pianificazione dettagliata e attenta di tutto il programma del giorno, a partire dalla preparazione di quella che sarà la postazione di lavoro, perché è spiacevole per chiunque, arrivare il primo giorno in un’azienda e trovarvi caos e disorganizzazione.

A proposito, poi, di accoglimento, quando sono previste più assunzioni contemporaneamente, le aziende più strutturate e di maggiori dimensioni, organizzano dei veri e propri “Welcome day”. In una giornata tipo, l’ufficio HR accoglie calorosamente tutti i nuovi collaboratori, li porta a fare un giro in azienda con le varie presentazioni di rito e poi li riunisce nella grande sala riunioni, dove, oltre alla distribuzione degli strumenti di lavoro, viene fatta, da parte della Direzione, una presentazione di quella che è l’azienda, la sua storia, la sua Carta dei Valori, con la possibilità di fare, da parte dei partecipanti, domande di interesse collettivo. Al termine li aspetta un rinfresco di benvenuto, terminato il quale, seguiranno un incontro individuale con l’ufficio HR e l’assegnazione alle rispettive postazioni di lavoro.

Tali accoglimenti di gruppo permettono, da un lato, all’azienda un risparmio di tempo e di costi, dall’altro sono molti utili perché aiutano i nuovi collaboratori a non sentirsi soli e abbandonati, inoltre danno a questi ultimi l’impressione fin da subito degli aspetti più che lodevoli dell’azienda.

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INSERIMENTO

L’inserimento è quella fase che subentra il giorno successivo a quello dell’accoglimento e che serve, come dice il nome stesso, a inserire il collaboratore all’interno dell’azienda.

Dovrebbe durare almeno per tutto il periodo di prova, dall’assegnazione dei primi compiti da eseguire al raggiungimento dell’obiettivo principale di questa fase, ovvero quello di rendere il nuovo collaboratore autonomo e indipendente nello svolgimento dei suoi compiti e delle sue mansioni, ma anche ben inserito in quella che è la cultura dell’azienda.

Importante in questa fase, è:

• pianificare scrupolosamente, scegliendo per esempio insieme al superiore di linea, la persona più adatta a seguire il nuovo collaboratore nella sua formazione;
• scegliere vari obiettivi Smart, a breve termine ma sempre più complessi, cosi che il loro raggiungimento possa anche rappresentare un oggetto di valutazione e discussione al termine del periodo di prova;
• terminare questo periodo, con un colloquio con l’ufficio HR: tale colloquio deve rappresentare un importante momento di valutazione e discussione sul periodo di inserimento, ma anche un momento per il nuovo collaboratore per esprimere dubbi, avanzare proposte, fare domande, fare il punto della situazione, anche là dove il percorso dovesse interrompersi lì, per volontà congiunta o di una delle parti.

Finora si è parlato di “formazione on the job”, ma non dimentichiamoci che esistono anche quella “off the job” e “near the job”, modalità queste altrettanto importanti e, soprattutto se unificate, davvero utili ai fini di uno sviluppo a 360’.

Perché sono così importanti?

Se da un lato il personale ben accolto, ben inserito e ben formato è più motivato e rende di più, dall’altro un’azienda che pianifica e svolge scrupolosamente queste attività, che dedica tempo ed energie a un nuovo collaboratore, che lo fa sentire importante e a proprio agio fin dal primo giorno, è un’azienda che avrà al suo interno un team di lavoro unito, preparato e aggiornato, più produttivo e che commette meno errori (il che significa anche risparmio di tempo e soldi).

Non solo, a livello di “personal branding”, quando un’azienda riesce a distinguersi dalla concorrenza per le politiche del personale basate su formazione, motivazione e crescita, soprattutto dove al suo interno ci sono importanti politiche di job design quali job enrichment, job rotation e job allargement è innegabilmente un’azienda anche più appetibile e competitiva sul mercato.

Fonti:

• Dispense modulo HR management – corso “Assistente del personale” – Lugano Business School

Questo articolo è offerto da:

Rovena Bronzi

Job Coach| Work life balance | Cv writer | Assistente del personale con certificato HRSE

Mi chiamo Rovena Bronzi e abito in provincia di Varese. Dopo aver conseguito una laurea in psicologia del lavoro e nel 2018 un titolo svizzero di assistente del personale, attualmente mi occupo in Canton Ticino di segretariato e amministrazione del personale. In Italia sono job coach, tutor e Cv writer: alleno, oriento e motivo, attraverso percorsi individuali e di gruppo, a «USCIR A RIVEDER LE STELLE» con creatività, leggerezza e piacere, nella ricerca di un nuovo lavoro, nel cambiamento professionale e nella ricerca di una conciliabilità lavoro – famiglia – tempo libero.